Garder votre coopérative sur le bon chemin

Politiques

Les politiques sont les principes directeurs établis par les membres qui déterminent comment la coopérative devrait être organisée et gérée au quotidien. Une version préliminaire des principales politiques serait normalement préparée par un nombre restreint de membres pour ensuite être présentée aux membres pour adoption suite à un vote majoritaire. Tout changement futur affectant ces politiques doit être approuvé par vote majoritaire des membres. Parmi les activités qui pourraient bénéficier de ces politiques nommons: l'éducation des membres, la rémunération, l'organisation du travail, les bénéfices, les vacances et les congés de maladie. En plus des règlements qui sont approuvés par les membres, il existe des zones d'activités réglementaires qui sont sous l'égide du conseil d'administration ou des gestionnaires.

Suite à l'établissement de telles règles, votre coopérative sera prête à faire face à la majorité des situations qui se présenteront. Par exemple, il est bon d'avoir des politiques concernant les nouveaux membres. Les membres d'une nouvelle coopérative offrent généralement un niveau de participation en temps, en argent et en énergie qui est relativement semblable, il est donc facile pour eux de s'adapter à un environnement où un membre possède un vote. Toutefois, avant d'accepter de nouveaux membres ou d'engager des employés à temps partiel, la coopérative pourrait leur demander de participer à des programmes éducatifs leur permettant de se familiariser avec la coopérative tout en les préparant à participer au processus de prise de décisions. Les règles peuvent aussi offrir des lignes de conduites face à des situations difficiles, telles que la situation où des membres ne s'acquittent pas de leurs responsabilités.

Tenue de livres

Il est essentiel pour toute entreprise d'établir un système de tenue de livres. Plusieurs de ces livres sont prescrits par la loi. Ils devraient êtres bien organisés et accessibles à tous les membres de la coopérative. De cette façon cette information serait facilement disponible pour aider au développement de votre coopérative. Voici quelques-uns uns des livres que vous devriez tenir.

• Registre de la coopérative: Vous devriez tenir un livre de procès-verbaux contenant l'information provenant de toutes les assemblées des membres et des réunions du conseil d'administration. Le livre des politiques devrait enregistrer toutes les règles et les changements apportés à ces règles en incluant les dates où ces changements ont été approuvés. Chaque membre devrait posséder une copie du livre des polituqes, de la constitution de la coopérative et des règlements de régie interne.
• Livres financiers: En plus de la tenue de livres régulière, vous devriez conserver des livres individuels pour les comptes de prêts et de parts sociales des membres, pour les comptes clients, pour le livre de paie, Revenu Canada (remises mensuelles au Régime des Rentes du Canada ou à l'Assurance Emploi), les relevés bancaires, les budgets, les états financiers et de déclarations d'impôts. Pour plus d'information, voir les Livres financiers.
• Fichiers opérationnels: Ces fichiers aident à se garder au courant au sujet d'items tels que l'information sur la production, les calendriers de travail, et l'inventaire.
• Fichiers généraux: dossiers contiennent tout ce qui peut se rapporter à votre coopérative : la correspondance, les revues spécialisées, l'information de commercialisation, les contacts, de l'information sur les programmes gouvernementaux ou des coupures de presse.